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Datenschutz bei Kollaborationstools

Datenschutz bei Kollaborationstools

Handreichung Datenschutz bei KollaborationstoolsKollaborationstools, also Software für die digitale Zusammenarbeit, gehören zu den großen Gewinnern der Corona-Krise. Auch wenn einige davon im Grunde schon länger existieren, sind sie erst durch Homeoffice und Co. „massentauglich“ geworden. Konkret geht es um Videokonferenzsysteme, Programme zur gemeinsamen Dokumentenbearbeitung und hilfreiche Werkzeuge für die Online-Zusammenarbeit wie digitale Whiteboards etc. Doch kaum hat man sich auf ein System geeignet, kommt meist der Datenschutz dazwischen. Oder anders formuliert: Zumindest wird Datenschutz gerne als Verhinderer von Digitalisierung dargestellt, denn die Verwirrung ist oft groß: Welches Tool darf ich überhaupt nach geltendem Recht nutzen? Was muss ich dafür beachten?

Um gerade kleineren Einrichtungen wie Vereinen eine Übersicht über das komplexe und oft unbeliebte Thema Datenschutz zu geben, hat der Paritätische Gesamtverband die Broschüre „Tipps zum Umgang mit Datenschutz bei Kollaborationstools“ herausgebracht. Autor Dr. Olaf Koglin beschreibt darin zunächst, was genau eigentlich Kollaborationstools sind, bevor er in Kapitel 2 auf die Pflichten eingeht, die sich aus dem Datenschutzrecht bzw. in der EU vor allem aus der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ergeben. Er macht deutlich, dass es beim Thema zunächst darum geht, „unabhängig von gesetzlichen Pflichten oder Bußgeldern verantwortungsbewusst mit Informationen umzugehen“ (S. 9). Im Folgenden beschreibt er, wann die DSGVO gilt und unter welchen Voraussetzungen Daten genutzt werden können. Auch auf den Einsatz von Dienstleistern geht er dabei ein.

Konkrete Antworten und Fallbeispiele

Kapitel 3 verbindet die beiden theoretischen Grundlagen und bietet eine Checkliste zum Einsatz von Kooperationstools, die helfen soll, die Nutzung eines entsprechenden Systems hinsichtlich des Datenschutzes einzuordnen. Als konkrete Beispiele werden in Kapitel 4 der Einsatz von Microsoft 365 und WhatsApp diskutiert. Kapitel 5 listet übersichtlich Do’s und Dont’s auf. Außerdem gibt es Antworten auf häufig gestellte Fragen wie „Darf ich Screenshots von der Videokonferenz machen und diese posten?“ oder „Ist Open Source datenschutzrechtlich besser?“.

Im Anhang der Handreichung findet sich eine Tabelle, die eine Liste von Tools enthält, jeweils mit einer Einordnung, zu welchem Zweck ein Tool oder System geeignet ist, sowie mit dem jeweiligen Link versehen.

Da das Thema Datenschutz oft auf wenig Gegenliebe stößt, aber dennoch von großer Wichtigkeit ist, ist es erfreulich, in Form dieser Handreichung eine praxisorientierte und gut verständliche Hilfe zu haben. Gerade für Vereine und kleinere Einrichtungen, die keine Fachpersonen im Team haben, bietet die Broschüre eine gute Grundlage und Orientierung. Sie zeigt auch: Der Einsatz von Tools ist möglich – Datenschutz muss kein Verhinderer sein.

Die Handreichung steht unter der freien Lizenz CC BY-SA.

Titel:

Tipps zum Umgang mit Datenschutz bei Kollaborationstools

Quelle (Erscheinungsjahr):

Der Paritätische Gesamtverband (Hrsg.), Autor: Dr. Olaf Koglin (2021)

Link zur Webseite:

www.der-paritaetische.de


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